Nous accompagnons depuis plus de vingt ans les PME dans la conduite du changement informatique et nous faisons le constat que ce n’est pas la technologie qui est la plus complexe. Nous avons vu des entreprises chuter avec des outils révolutionnaires et d’autres PME réussir avec des technologies de base.
Découvrez dans cet article, ce que nous observons auprès de nos clients sur la conduite du changement informatique aujourd’hui. Quelles sont, selon nous, les bonnes pratiques.
L’an dernier, un de nos clients a souhaité migrer au même moment et en pleine période fiscale leur logiciel de comptabilité ainsi que leur CRM. Nous avons expliqué aux clients que cela était comme la rénovation de la salle de bain, puis de la cuisine, et aussi la peinture de tout un appartement avant la période de Noel. Ils ont cependant souhaité le faire.
A votre avis, que s’est-il passé ? Ils a eu des problématiques pendant plus de trois semaines. En effet, les clients n’étaient pas du tout satisfaits et les équipes étaient fatiguées. Résultat, nous avons du tout refaire.
Nous entendons encore régulièrement les PME nous dire qu’ils souhaitent faire une formation de plusieurs jours avec les mêmes personnes. Cependant, les besoins de Muriel, assistante de direction, 53 ans, ne seront peut-être pas les mêmes que pour Justin, commercial digital native qui utilise Snapchat à longueur de journée.
Dans chaque PME, il y a des leaders informels pour l’informatique. Vous savez, ce sont ces personnes vers qui tout le monde se tourne lorsqu’il y a un problème informatique.
Ces personnes sont à prendre en compte dès le début de la conduite du changement informatique pour que votre projet puisse fonctionner.
Nous avons observé que dans de nombreuses entreprises, il y avait rapidement un oubli de leur formation après quelques semaines. En effet, il n’y avait pas de suivi effectué.
Souvent, ces entreprises pensaient que la formation suffirait.
Nous passons une journée chez nos clients afin d’observer les comportements et les usages. Nous regardons comment les salariés travaillent. Nous observons les process établis dans l’entreprise, souvent non documentés et les dysfonctionnements. Par exemple, dans une entreprise spécialisée en finance, nous avons découvert que des commerciaux avaient créé un fichier excel alors qu’ils avaient déjà un CRM. Comme celui-ci n’était pas assez efficace et rapide, ils ont travaillés sur un excel. Nous nous sommes inspirés de leur système pour développer un outil adapté à leur besoin.
Souvent dans les équipes, il y a 2 ou 3 personnes qui influencent plus amplement les autres. Nous repérons ces personnes et nous les formons en premier. Ce sont nos ambassadeurs en interne. Si ces personnes adaptent les usages, après les autres personnes de l’entreprise suivent.
Nous commençons toujours par un seul processus et une seule fonctionnalité. Par exemple, chez un client, nous avons fait étape par étape : de la planification sur mobile, puis la gestion de stock et ainsi de suite.
Pendant les deux, trois mois suivants, nous programmons des réunions régulières chez nos clients, pas seulement pour observer leurs serveurs mais aussi pour voir comment ils utilisent leurs nouveaux outils. Par exemple, nous passons et une personne nous dit : « ma messagerie n’est pas très bien réglée », nous solutionnons cela immédiatement. Ce suivi est bien plus efficace qu’un ticket de support technique.
Quelques semaines après, nous identifions les personnes les plus été motivés et engagés. Nous donnons à ces personnes les droits d’administration. Ces personnes deviennent donc les référents internes.
Pour conclure, après plus de20 ans d’expérience dans la conduite du changement informatique, nous observons que la transformation numérique représente 80% d’humain et 20% de technologie. La manière de faire adopter un outil sera la notion la plus importante pour réussir votre transformation. Aucun logiciel ne fera cela à votre place.
Si vous souhaitez en savoir plus, notre équipe Betanum sera heureuse de vous renseigner.
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